Informativa immagini e video dei minori

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa italiana applicabile sull'utilizzo di immagini e video dei minori che partecipano ai camp di PlayOff Sport & Events S.S.D. a r.l.

Il consenso all'utilizzo di fotografie e video si dà (o si nega) online durante l'iscrizione: è facoltativo e non condiziona la partecipazione al Camp.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

PlayOff Sport & Events S.S.D. a r.l.

Sede: Largo Promessi Sposi 9, 20142 Milano

E-mail: info@playoffsportevents.com

Sito web: www.playoffsportevents.com

Per richieste relative alla protezione dei dati personali, è possibile contattare il titolare tramite i recapiti sopra indicati.

2. Quali dati vengono trattati e perché

PlayOff tratta i dati personali del genitore e del minore nella misura necessaria per le seguenti finalità:

• Gestione dell'iscrizione e del rapporto con la famiglia: identificazione dei partecipanti, gestione delle richieste, comunicazioni organizzative e adempimenti connessi alla partecipazione.
• Organizzazione e svolgimento del Camp: gestione delle attività sportive, ricreative, educative e, ove previste, residenziali.
• Gestione amministrativa e contabile: adempimenti contrattuali, fiscali e amministrativi previsti dalla legge.
• Copertura assicurativa: gestione delle procedure necessarie per il tesseramento e la copertura assicurativa, ove previsti.
• Sicurezza e gestione delle emergenze: utilizzo delle informazioni pertinenti per prevenire rischi e gestire eventuali situazioni di emergenza.
• Adempimenti di legge: rispetto degli obblighi normativi applicabili all'organizzazione.

I dati trattati possono comprendere dati identificativi e di contatto, dati relativi all'iscrizione, informazioni amministrative e, quando necessario, dati relativi alla salute del minore.

3. Base giuridica del trattamento

I dati personali ordinari sono trattati, secondo i casi, per dare esecuzione al rapporto con la famiglia, adempiere obblighi di legge o perseguire altre basi giuridiche legittimamente applicabili, individuate dal titolare per le specifiche attività.

I dati relativi alla salute sono trattati esclusivamente quando sussiste una valida condizione prevista dall'articolo 9 del GDPR e nella misura necessaria alle finalità dichiarate. Quando la base giuridica individuata è il consenso esplicito, questo viene richiesto separatamente nella scheda sanitaria.

L'utilizzo promozionale di fotografie e video identificabili del minore si basa su un'autorizzazione specifica e facoltativa, disciplinata nei paragrafi successivi.

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari all'iscrizione, all'organizzazione delle attività e agli adempimenti previsti dalla legge è necessario per le rispettive finalità.

L'eventuale mancato conferimento dei dati indispensabili può impedire a PlayOff di completare l'iscrizione o di organizzare la partecipazione del minore in condizioni adeguate.

Il consenso all'utilizzo promozionale delle immagini è invece facoltativo. La sua mancata concessione o la successiva revoca non pregiudicano l'iscrizione o la partecipazione al Camp.

5. Modalità di trattamento e persone autorizzate

I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici, adottando misure adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita, alterazione o utilizzo improprio.

Possono accedere ai dati esclusivamente il personale autorizzato e i soggetti che ne abbiano necessità per le attività loro affidate, nel rispetto delle istruzioni ricevute e della normativa applicabile.

6. Comunicazione dei dati a terzi

I dati potranno essere comunicati, nei limiti necessari alle finalità dichiarate, a soggetti quali:

• compagnie e intermediari assicurativi, per le procedure di copertura e gestione dei sinistri;
• enti sportivi e organismi di tesseramento, quando necessario;
• strutture sportive, alberghiere e ricettive coinvolte nell'organizzazione del Camp;
• professionisti e fornitori che supportano PlayOff nella gestione amministrativa, informatica o organizzativa e che siano legittimati a trattare i dati;
• servizi sanitari e di emergenza, quando necessario per la tutela del minore;
• autorità ed enti pubblici, nei casi previsti dalla legge.

I soggetti esterni che trattano dati per conto di PlayOff saranno inquadrati, ove richiesto, secondo i ruoli e gli obblighi previsti dalla normativa.

I dati non saranno diffusi al pubblico, salvo quanto eventualmente autorizzato in modo specifico e nei limiti consentiti dalla legge.

7. Trasferimento dei dati

Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo, il trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto delle condizioni e delle garanzie previste dal GDPR.

8. Periodo di conservazione

I dati saranno conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per i periodi richiesti dagli obblighi amministrativi, contabili, fiscali o assicurativi applicabili e per l'eventuale tutela dei diritti del titolare.

I dati sanitari saranno conservati con accessi limitati e per il periodo giustificato dalle specifiche finalità e dagli obblighi applicabili.

Le immagini utilizzate per finalità promozionali saranno mantenute per un periodo coerente con le finalità dichiarate e con l'autorizzazione ricevuta, tenendo conto delle esigenze di aggiornamento e rimozione dei contenuti.

9. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato, tramite chi esercita la responsabilità genitoriale quando necessario, può chiedere:

• accesso ai dati personali;
• rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;
• cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento, nei casi previsti;
• portabilità dei dati, quando applicabile;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Le richieste possono essere inviate a info@playoffsportevents.com.

Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Fotografie e video del minore

Durante le attività del Camp, PlayOff potrà realizzare fotografie e riprese video che ritraggano i partecipanti.

Previo consenso specifico, le immagini del minore potranno essere utilizzate per:

• documentare le attività svolte;
• presentare e promuovere i Camp e le iniziative sportive di PlayOff;
• pubblicare contenuti sui canali ufficiali dell'organizzazione, compresi il sito web e i profili social ufficiali;
• realizzare brochure, presentazioni e materiali informativi o promozionali.

L'utilizzo avverrà nel rispetto della dignità, della riservatezza e dell'interesse del minore. Non saranno utilizzate immagini in contesti offensivi, lesivi o inappropriati.

PlayOff eviterà di associare alle immagini dati personali non necessari, come l'indirizzo di residenza, i recapiti privati o informazioni sanitarie.

L'autorizzazione non comprende la cessione indiscriminata delle immagini a terzi per finalità proprie, né la loro pubblicazione da parte di altri genitori o partecipanti. Eventuali ulteriori utilizzi richiederanno una valutazione specifica e, ove necessario, un'autorizzazione distinta.

11. Natura e limiti dell'autorizzazione

L'autorizzazione all'utilizzo delle immagini è:

• gratuita;
• limitata alle finalità descritte in questo documento;
• valida per i canali e i materiali ufficiali di PlayOff indicati sopra;
• priva di esclusiva.

L'autorizzazione non comporta il trasferimento della titolarità dei diritti sull'immagine del minore oltre quanto necessario per gli utilizzi espressamente autorizzati.

Le immagini saranno selezionate e utilizzate nel rispetto della normativa applicabile e dell'interesse del minore.

12. Revoca del consenso alle immagini

Il consenso all'utilizzo delle immagini può essere revocato in qualsiasi momento mediante comunicazione scritta a info@playoffsportevents.com.

A seguito della revoca, PlayOff interromperà i nuovi utilizzi delle immagini interessate e adotterà le misure ragionevoli per rimuovere quelle pubblicate sui propri canali sotto il proprio controllo, nei limiti tecnicamente e giuridicamente possibili.

La revoca non rende illecito l'utilizzo effettuato prima della sua ricezione. Non è sempre possibile garantire la cancellazione di copie già scaricate, riprodotte o ricondivise da terzi, né il recupero di materiali cartacei già distribuiti.

13. Come si dà il consenso

Durante l'iscrizione, chi esercita la responsabilità genitoriale sceglie se autorizzare o non autorizzare PlayOff a utilizzare fotografie e video del minore per le finalità, sui canali e nei limiti descritti sopra, spuntando o lasciando vuota la casella dedicata.

Spuntandola dichiara di aver letto e compreso questa informativa, di aver espresso liberamente la propria scelta, di esercitare la responsabilità genitoriale sul minore e, ove necessario, di aver acquisito il consenso dell'altro esercente la responsabilità genitoriale per gli utilizzi autorizzati, nel rispetto della legge e dell'interesse del minore.

La scelta è facoltativa e non condiziona la partecipazione al Camp. Data e testo dell'informativa restano registrati nella pratica; per revocare il consenso vedi il punto 12.